Gesucht: Kaufmännische UND technische Projektverwaltung, Multi-User

[Medium]

Moin DP!

Früher wurden Projekte bei uns in Ordnern gehalten (also die mit Papier drin). Dort hin kamen jede Post-Korrespndenz, alle Elektropläne, alle Programmlistings, Notizen, Fotos, Angebote, Hardware-Einkäufe, Kostenrechnungen etc.
Dies wurde mehr oder weniger 1:1 ins digitale Zeitalter übernommen, wobei mir ein Aspekt aber ein großer Dorn im Auge ist: Wir haben eine standardisierte Verzeichnisstruktur für Projektunterlagen und Programme an zentraler Stelle, jedoch hat jeder sein eigenes kleines Outlook. Somit fehlen Projekten oftmals E-Mails, was stellenweise schon recht ärgerlich war. Eine zentrale projekt-basierte Terminverwaltung wäre auch nett.

Eine Software, die einen eigenen kleinen Server hat und selbst als Kalender und E-Mail Client auftritt wäre cool - vor allem wenn ich dort dann auch noch Projekte anlegen könnte, mit Unterkategorien, wo ich z.B. einen URI hinterlegen kann der auf Dateien und Ordner zeigt, und, ganz wichtig, E-Mails mit diesen Projekten verknüpfen, die dadurch "intern öffentlich" werden. Eine Kalenderfunktion mit privatem und öffentlichen Bereich wäre das i-Tüpfelchen.

Nutzerzahl wären aktuell nur 4, wenn Kapazität/Lizenz für bis 10 nicht (arg) mehr kostet wäre das fein aber nicht zwingend. Apropos: Natürlich darf das was kosten! Keine Zigtausende natürlich ;)
Auch wäre es prima, wenn man zur Einrichtung nicht erst ein Zweiwöchiges Intensivseminar besuchen muss. (Was in unserem Fall auch heißt: Bitte alles Windows-Basiert, ohne von einer Domäne abzuhängen!)

Gibt es sowas fertig? Kann jemand konkrete Produkte empfehlen? (Ich bin gerade am Anfang davon mich mit dem Thema zu beschäftigen, und kenne den Markt daher quasi 0. Auch mancher Jargon könnte mir fehlen. Bitte nehmt Rücksicht :stupid: )

Vielen Dank schon mal!

[mkinzler]

Geht es mehr um die Ablage oder das "Drumherum"?

Könnte mit einem DMS oder auch mit nextCloud o.ä. bewerkstelligt werden.

[Medium]

Zitat:

Zitat von mkinzler (Beitrag 1450216)

Geht es mehr um die Ablage oder das "Drumherum"?

Was meinst du mit "Drumherum"?

Zitat:

Könnte mit einem DMS oder auch mit nextCloud o.ä. bewerkstelligt werden.

Das fällt tief in das Ressort "Jargon" ;) Wobei mir bei "Cloud" die Ohren klingeln. Ich möchte definitiv keine Lösung die auf "always online" basiert. Es muss immer alles lokal verfügbar sein, selbst wenn die Welt um uns herum unter geht. (Und Strom auf seltsame Weise dennoch aus der Steckdose kommt.)

[mkinzler]

Zitat:

Was meinst du mit "Drumherum"?

Im Kern geht es ja zusammenhängende Dokumente zu bündeln. Mit "Drumherum" meinte ich die Tools zur Zusammenarbeit: Termin-, Kontakt- und Notitzverwaltung, Projektplanungstools usw.
nextCloud ist eine OpenSource-Software, welche problemlos lokal verwendet werden kann. Man kann die Benutzerverwaltung mit einer Domäne verbinden (LDAP) aber diese auch direkt in der Software durchführen bzw. gibt es auch andere Konnektoren.
Für das "Drumherum" gibt es unzählige Apps (Kalender, Kontaktverwaltung, Notitzapps, Planungstools, ...)

https://nextcloud.com/de/

[Medium]

Hmm, das ist genau der Kackpunkt glaube ich. Es geht weder mehr um das eine noch das andere. Genau der wichtige Aspekt ist eben die Integration dieser beiden Dinge. Ich würde gern zu einem Projekt alles an einem zentralen Punkt gesammelt haben: Mails, Termine, Angebote, Bestellungen, Quellcodes, Pläne, Fotos - alles. Un die jeweiligen z.T. privaten Dinge (Mails und Termine vor allem) automatisch für alle Nutzer verfügbar haben, die an einem Projekt beteiligt sind.

Mir geht es eben darum NICHT mehrere Tools jonglieren zu müssen. Das ist quasi Kern meines Anliegens.

Idealerweise bekomme ich von einem Kunden eine Anfrage, ggf. bereits mit ein paar technischen Details. Dann lege ich (oder jemand anderes aus der Firma) ein neues Projekt an, was direkt eine Standard-Struktur mit bringt. Dort verknüpfe ich die Mail mit der Anfrage und die Dokumente, und lade alle Mitarbeiter ein, die das etwas angeht, welche das Projekt ab jetzt in ihrem wie auch immer genannten Client sehen und erweitern können. Und von da aus wächst das ganze dann, all-inclusive. So meine Vorstellung.

[TigerLilly]

Wir setzen OrgaNice www.organice.de ein. Das ist kostengünstig, kann CRM, DMS, Incident-Verwaltung, Projekte und Events und ist - mit vertretbarem Aufwand gut erweiterbar und konfigurierbar. Support ist Top. Office Integration und Outlook Integration gibt es auch. Artikelverwaltung und Fakturierung gibt es ebenfalls.

Sehr cool ist auch, dass man Workflows definieren kann: Ich lege zB ein Projekt an + es werden automatisch Vorgänge angelegt.

[jobo]

Mit Nextcloud kannst Du Projektordner anlegen und Zugriff verwalten (Gruppenrechte). Muss vielleicht bei 4-10 Leuten gar nichtsein. Aber es geht primär um Dateien. Nach meiner Beobachtung ist es nicht so stark /schnell/ stabil wie Dropbox o.ä., vor allem wenn es um hunderte (oder mehr) kleine Dateien geht (z.B. kopiere ein Java Projekt in Nextcloud und es kommt vielleicht ins Stolpern)
Der Nextcloud Client macht nichts anderes, als lokale Dateien mit einem Server zu synchronisieren. Wo der steht, ist egal. Was synchronisiert wird, bestimmt man im Zweifel selbst. Mit Android und iOS ist die Tablet / Handywelt dabei, was ganz nett sein kann für die Integration von Fotos und Daten aus "Außeneinsätzen".

Kalender und Emailaggregation macht es aber auch mit Plugins, davon gibt es viele.
Aber da werden alle Tools, die ich kenne irgendwie zäh. Selbst mit Exchange, das wahrscheinlich "alles" kann, hast Du den Punkt, dass es einfach eine Frage der Disziplin ist, Emails in extra angelegte Projektordner zu schieben usw., ähnlich bei Kalendern. Es gibt genug Tools und Konnektoren für Termine, aber wer will 20 Kalender (nicht 20 Apps dafür) benutzen?
Bin mal gespannt, was noch für Vorschläge kommen, ich würde jedenfalls versuchen, vorher auszuprobieren.

[TBx]

Ich werfe mal Redmine in die Runde.
Free und Opensource und es gibt massig Erweiterungen.

[dummzeuch]

Bei uns ist das derzeit ziemlich ählich, allerdings sind es deutlich mehr als 4 User, die darauf zugreifen.

Man kann ja in Outlook eine einzelne E-Mail auch als Datei exportieren, insofern wäre es durchaus möglich, einen Unterordner "E-Mails" im Projektverzeichnis zu haben, in dem projektbezogene E-Mails abgelegt werden. Gibt es einen Grund, weshalb Ihr das nicht macht? Würde es diesen Grund bei einer neuen technischen Lösung nicht auch geben?

Ich frage nur, denn gerade E-Mails sind auch bei uns ein Problem. Und sie werden deshalb nicht abgespeichert, weil keiner den "Aufwand" treiben will. Stattdessen gibt es diese unsäglichen CC-Orgien, in denen dann irgendwann keiner mehr was findet. Noch viel schlimmer: Trotz klarer Regeln, Dokumente im Projektverzeichnis abzulegen werden sie immer wieder mal auch per E-Mail in der Gegend rumgeschickt und angepasst, so dass man später nicht mehr weiß, welche Version denn nun die akuelle war. (Natürlich sind das immer dieselben Leute, die das machen, einer davon (natürlich) der Chef.)

Dies ist kein technisches sondern ein organisatorisches Problem und lässt sich durch eine technisceh Lösung nur dann beheben, wenn sich nach der Umstellung alle an die Regeln halten. Und genau das ist fraglich.

[TigerLilly]

Ja, ich bin oft überrascht, wie unterentwickelt viele - vor allem kleine und mittelständische Betriebe - organisiert sind. Da bleibt viel an Effizienz liegen. Für CC Orgien hab ich echt keine Zeit.

Aber die bestehenden Prozesse - so schlecht sie auch sein mögen - umzustellen ist schwer und stößt auf Widerstand. Da ist Führung gefragt. Tools gibt es wie man sieht zu Hauf.

Bei uns gibt es die Regel: Was nicht im Organice (siehe unten) ist, ist nicht vorhanden. Und wer gegen diese Regel verstößt, hat so was von einem Problem. :evil:

Wir handeln damit wirklich alles. CRM, Termine, Wiedervorlagen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Dokumentenablage (auch Mails), Projekte, Veranstaltungen, Serienmails, Support. Auch Auswertungen und Kennzahlen. Das Tool ist für uns jedenfalls perfekt. Was wir nicht nutzen, ist die Anrufererkennung, weil wir keine Telefonanlage haben und da anders organisiert sind.

Bei Interesse erzähle ich gern mehr oder stell ein paar Screenshots ein.

[Medium]

Nextcloud und Organice sehen interessant aus! Bei Redmine scheitert es vermutlich daran, dass wir nur tiefgehenderes KnowHow zu MySQL/MariaDB im Unternehmen haben, und bei so etwas wichtigem will ich kein DBMS einsetzen, dass wir erst lernen müssen. Redmine scheint mit diesen Probleme zu haben, laut deren Website.

Die beiden werde ich auf alle Fälle mal installieren und begutachten!

Zitat:

Zitat von dummzeuch (Beitrag 1450239)

Man kann ja in Outlook eine einzelne E-Mail auch als Datei exportieren, insofern wäre es durchaus möglich, einen Unterordner "E-Mails" im Projektverzeichnis zu haben, in dem projektbezogene E-Mails abgelegt werden. Gibt es einen Grund, weshalb Ihr das nicht macht? Würde es diesen Grund bei einer neuen technischen Lösung nicht auch geben?

Ich frage nur, denn gerade E-Mails sind auch bei uns ein Problem. Und sie werden deshalb nicht abgespeichert, weil keiner den "Aufwand" treiben will. Stattdessen gibt es diese unsäglichen CC-Orgien, in denen dann irgendwann keiner mehr was findet.

Das kommt mir alles 1:1 bekannt vor, bis ins letzte Detail. Und ich muss selbst zugeben: Mails abspeichern und immer wieder durch die Verzeichnisbäume rauschen ist nicht produktiv. Zwar müsste man auch mit einer Verwaltung eine Projektzuordnung machen, aber das geht sicherlich schneller und man hat nachher eine deutlich bessere Übersicht als ein paar Dateien in einem Ordner, die möglicherweise nichtmals chronologisch abgelegt wurden.

Klar ist, dass es ohne klare Firmenweite verpflichtende Regeln zur Nutzung nicht gehen wird. Die kann ich aber natürlich erst aufstellen, wenn die Infrastruktur da ist. Ich sehe es insofern als auch ein technisches Problem, als dass die aktuell möglichen Praktiken recht unhandlich sind. Das will ich mir und keinem anderen zumuten. Daher will ich am liebsten an beiden Fäden gleichzeitig ziehen.


Danke Euch schon mal! Wer noch weitere Ideen hat - ich bin weiterhin an allem interessiert! Noch ist nichts getestet oder gar entschieden :)

[Medium]

Hmm. Problem bei Nextcloud: Braucht Linux als Server, mit Apache und anderer existierender Infrastruktur. Mit Linux kennt sich hier niemand aus - also so gar nicht. Es gibt zwar wohl vorinstallierte VMs von einem Drittanbieter, aber ich möchte eigentlich nichts kaufen müssen nur um zu sehen, ob das überhaupt zu unseren Ansprüchen passt. Das ist doof.

[jobo]

Ich hatte mal eine CRM Software zum Test, die alle Emails automatisch extrahiert hat, Text und Attachments und dass dann durchsuchbar abgelegt hat, weiß nicht mehr wie die hieß, ist auch schon Jahre her. Vielleicht ist das ja heute Standard bei solchen Softwaren.

M.E. ist auch die geordnete Ablage fraglich, man hat immer wieder Fälle, wo man sich fragt, wie konnte das in dem Ordner landen oder Dokumente, die in mehrere Ordner gehören.
Da hilft eigentlich nur Volltext Indizierung von allem.

[mkinzler]

NextCloud gibt es auch als offiziellen snap bei Ubuntu. Snaps enthalten alle benötigten Abhängigkeiten und werden automatisch gepflegt.

[Medium]

Zitat:

Zitat von mkinzler (Beitrag 1450262)

NextCloud gibt es auch als offiziellen snap bei Ubuntu. Snaps enthalten alle benötigten Abhängigkeiten und werden automatisch gepflegt.

Wie finde und installiere ich die? Ich hatte vor 2-3 Wochen mal um etwas anderes zu testen eine VM mit Ubuntu aufgesetzt, und vorhin in den dort angebotenen Packages gesucht, aber leider nichts zu Nextcloud gefunden.

[mkinzler]

Einfach das ISO von Ubuntu Server herunterladen. Dort gibt es eine Auswahl von Snaps. Ziemlich weit oben steht da Nextcloud.

[Medium]

Finde ich leider weder hier noch hier :?

[jobo]

Ich denke, Du musst die Ubuntu ISO schon mindestens starten, als Live CD (ausprobieren)
(bzw. als USB Stick)

[mmw]

hallo,

hier wäre eine Anleitung

https://snapcraft.io/install/nextcloud/ubuntu

Gruß

[Medium]

Zitat:

Zitat von jobo (Beitrag 1450267)

Ich denke, Du musst die Ubuntu ISO schon mindestens starten, als Live CD (ausprobieren)
(bzw. als USB Stick)

Ich habe ein laufendes Ubuntu in einer VM. Mein Problem ist, dass ich a) mit dem begriff "snap" nichts anfangen kann, und b) keine Ahnung habe wo die genannten "snaps" zu finden und nutzen sind.

Zitat:

Zitat von mmw

hier wäre eine Anleitung

https://snapcraft.io/install/nextcloud/ubuntu

Das sieht gut aus!! Danke!
Ich muss wie gesagt in Linuxigen Sachen wirklich noch wie ein Kleinkind an die Hand genommen werden. Das scheint diese Anleitung zu machen :)

[dummzeuch]

Zitat:

Zitat:

Zitat von mmw

hier wäre eine Anleitung

https://snapcraft.io/install/nextcloud/ubuntu

Das sieht gut aus!! Danke!
Ich muss wie gesagt in Linuxigen Sachen wirklich noch wie ein Kleinkind an die Hand genommen werden. Das scheint diese Anleitung zu machen :)

Wenn Du nicht Spass an der Bastelei hast und bereit bist viel Zeit zu investieren, solltest Du Dir das schenken. Ja, man kann es schnell einrichten und es läuft dann auch erstmal, aber wehe es gibt ein Problem, dann stehen einem die Kollegen auf den Füßen, weil der Laden nicht läuft. Da ist dann irgendwann ein Support-Vertrag Pflicht.

[Medium]

Und schon bin ich erheblich weniger enthusiastisch :?

Also doch bei "mach E-Mails wie du persönlich toll findest" und schnöden Verzeichnissen auf einem gespiegelten NAS bleiben?

Kann doch in 2019 nicht wirklich sein oder?

[Harry Stahl]

Zitat:

Zitat von Medium (Beitrag 1450215)

Moin DP!

Eine zentrale projekt-basierte Terminverwaltung wäre auch nett.

Eine Software, die einen eigenen kleinen Server hat und selbst als Kalender und E-Mail Client auftritt wäre cool - vor allem wenn ich dort dann auch noch Projekte anlegen könnte, mit Unterkategorien, wo ich z.B. einen URI hinterlegen kann der auf Dateien und Ordner zeigt, und, ganz wichtig, E-Mails mit diesen Projekten verknüpfen, die dadurch "intern öffentlich" werden. Eine Kalenderfunktion mit privatem und öffentlichen Bereich wäre das i-Tüpfelchen.

Nutzerzahl wären aktuell nur 4, wenn Kapazität/Lizenz für bis 10 nicht (arg) mehr kostet wäre das fein aber nicht zwingend. Apropos: Natürlich darf das was kosten! Keine Zigtausende natürlich ;)
Auch wäre es prima, wenn man zur Einrichtung nicht erst ein Zweiwöchiges Intensivseminar besuchen muss. (Was in unserem Fall auch heißt: Bitte alles Windows-Basiert, ohne von einer Domäne abzuhängen!)

Vielen Dank schon mal!

Das hier genannte Organice macht auf mich einen guten und leistungsstarken Eindruck. Daher nenne ich Dir mein eigenes Produkt nur für den Fall als Alternative, wenn das Organice oder die anderen hier genannten Produkte zu umfangreich sein sollten. Jedenfalls, das was Du da oben beschrieben hast, ist alles möglich.

http://www.timonize.de/index.htm

Das Programm ist eine netzwerkfähige Termin- und Aufgabenverwaltung (zusammen mit TimOnize-Server, lokal oder bei fester IP-Adresse und Portweiterleitungen auch über Internet ansprechbar) mit einer einfachen integrierten Projektverwaltung. Da kannst Du Adressen, Termine, Dateien hinzufügen (sind alles aber nur Links auf externe Dateien), hier kannst Du mal Screenshots ansehen: http://www.timonize.de/Projektbilder.htm (leider etwas veraltet, müsste ich mal aktualisieren).

Die Terminverwaltung arbeitet mit der Adressenverwaltung PC-Adreßzz! und dem Mailprogramm Safer Mail zusammen, sowohl vom Adressprogramm aus kann man Adressen als Termin in TimOnize anlegen als auch von SaferMail aus Mails als Termin oder Aufgabe (also eine erhaltene oder gesendete Mail, dort kannst Du wählen, was übergeben soll, unten auch mal ein Screenshot). Die Termine kannst Du dann bei Bedarf einem Projekt zuordnen. Termine und Aufgaben können so erzeugt werden, dass sie für alle User oder nur in bestimmten User-Kalendern sichtbar sind. Über den TimOnize-Server steht bei Bedarf auch noch eine kleine Rechteverwaltung zur Verfügung (wer darf sich anmelden, was machen, also löschen, bearbeiten, exportieren, usw).

Wie gesagt, alles ganz einfach gehalten, aber oft reicht das den Leuten schon...

Es steht in den nächsten Monaten eine Überarbeitung aller 3 Programme an, also Gelegenheit Änderungs- und Ergänzungsvorschläge einzubringen...

Falls Du es Dir ansehen solltest, hier ein kleiner Tipp: Um die Programme miteinander zu verknüpfen, muss man jeweils unter Extras, Optionen die Installationstandorte der anderen Programme eingeben, damit zusätzliche Schalter oder Menüeinträge in den Funktionsleisten oder Kontextmenüs erscheinen...