Ach so, die Benutzer haben irgend eine Word-Datei, die mit irgend einer
Access-
DB verbunden ist und wundern sich dann, das da noch die alten Daten drinstehen. Das stimmt, das ist blöd. Aber dafür können die Benutzer nichts, das ist dir ja sicherlich klar, sondern das Konzept.
Ich verstehe aber nicht ganz, was Du unter 'modern' verstehst. Modern wäre vielleicht, keine
mySQL zu nehmen, sondern ein Microsoft-Produkt, wie den
SQL-Server. Da wird dann kein
ODBC-Treiber benötigt.
Modern wäre es sicherlich, im Netz einen Ordner für die Word-Vorlagen und -briefe bereitzustellen und einfach zu bestimmen, das nur mit Vorlagen aus diesem Ordner sichergestellt ist, das alles funktioniert, denn dort sind dann die Word-Briefe mit den aktuellen Datenbanken verknüpft, sei es
Access oder ein
SQL-Server.
Modern ist es auch, den Anwendern klarzumachen, wie das alles funktioniert, sich nicht wundern müssen, wenn sie sich etwas eigenes zurechtschustern, und Probleme nun mal auftreten, wenn sie eine lokale Kopie der Adressliste nehmen.
Ich finde nichts schlimm daran, eine externe Adressliste synchron zu pflegen. Da kann man dann auch mal die Liste und den Serienbrief als Nachweis archivieren. Oder extern einen Abgleich (Deduplication, Record linking) durchführen und die Änderungen dann zurückspielen etc.
Perfekt wäre natürlich eine nichtredundante Vorhaltung aller Daten in einer zentralen Datenbank. Aber perfekt geht nun einmal nicht immer.