Das ist dann natürlich etwas ungünstig.
Die einzige (etwas schwierige aber zu lösende) Aufgabe dürfte darin bestehen, geöffnete Dateien im Read-Only-Modus zu öffnen.
Backup-
API oder VolumeShadowService ODER ganz einfach die Datei merken und später nochmal versuchen (man könnte auch warten, bis die Datei frei ist, aber wenn die dann paar Tage offen bleibt ...)