Hallo Gemeinde,
ich habe das Ok für den Aufbau eines Dokumenten-Verwaltungssystems. Bedingung ist die Nutzung des vorhanden d.3ecm
Ich will mal die Umstände etwas zusammenfassen und Euch bezüglich grundsätzlicher Meinungen und Erfahrungen fragen.
(Wird daher etwas ausführlicher.)
Arbeitgeber:
Ich arbeite bei der Stadtverwaltung, nicht als Programmierer. Vor 25 Jahren habe ich mit Delphi und der
BDE ein Projekt zur Verwaltung unserer abfallwirtschaftlichen Vorgänge aufgebaut.
Das sollte schon lange mal erneuert werden, was aber jeweils wieder aus organisatorischen Gründen gescheitert ist.
Jetzt möchte ich zumindest mal unsere Post digital verwalten, die wir aktuell in 300 Ordnern sammeln (bzw. in 600, da der Entsorgungsbetrieb auch nochmal Ordner hat).
Ich habe jetzt das Ok, ein solches Projekt anzugehen.
Ich darf auch meine Delphi 10.4 Prof - Lizenz nutzen, sowohl vom Arbeitgeber aus als auch von Emba aus (hatte ich schon mal abgeklärt, sofern nur ich selbst damit programmiere).
Bedingung ist vom Arbeitgeber her, dass ich keine einfache Datenbank nutze, sondern das vorhande d.3 (aus Sicherheitsgründen). Welche Schnittstellen es genau gibt, muss ich noch abklären. Den zuständigen Kollegen konnte ich noch nicht sprechen.
Ich denke aber mal, dass das grundsätzlich machbar sein wird. Hat damit jemand von Euch mit dem d.3ecm (und Delphi) Erfahrungen?
Unser Projekt:
Mein Programm heißt "AW" (für AbfallWirtschaft).
Wir verwalten damit zu allen Grundstücken diverse Daten zur Abfallentsorgung, u.a. auch Eigentümer und Verwalter (Kunden).
Ich will realisieren, dass man bei der Arbeit im AW (das alte Programm ist halt aktuell noch gegeben) über Knopfdruck die Post für das aktuelle Grundstück und/oder Kunden bzw. Verwalter aufrufen kann.
Diese würde in einem zweiten Programm "AwPost" dargestellt und verwaltet werden. Das d.3 soll als reines Lager (also quasi dumme Datenbank) genutzt werden.
AwPost soll die Zuordnung der Dokumente zu den Projektdaten (Straße, HausNr, Grundstücksnummer, Objektnummer, SchuldnerKdNr, VerwalterKdNr...) vornehmen.
Was ich nicht will ist, dass man in das d.3 wechselt und dort nochmal nach dem Grundstück oder dem Kunden suchen muss.
Gar nicht akzeptabel wäre, im d.3 ein Dokument zu speichern und dabei die Zuordnungen händisch vernehmen zu müssen. Das können durchaus mal 20 oder 30 Zuordnungen pro Dokument sein.
Wenn die Post digital verwaltet werden soll, muss also ein Tool existieren, das die Herstellung der Verküpfungen vereinfacht und auch die Suche von Dokumenten je nach aktueller Arbeit im Haupt-Projekt ermöglicht.
Weiterhin wäre ein kleines „Ticketsystem“ erforderlich, mit dem man die Post zur Bearbeitung an bestimmte Mitarbeiter weiter verteilen kann.
Das wäre halt mein Part.
Natürlich wäre es gut, ein komplettes neues AW aufzubauen, das AwPost integriert, aber das ist erst mal unrealistisch. Also ist ein zweites Tool erforderlich.
AwPost könnte aber, wenn es denn genutzt wird und funktioniert, in ein späteres neues AW eingebunden werden. Insofern wäre die Arbeit jetzt nicht umsonst.
Datenstruktur:
Wir verwalten grundsätzlich Grundstücke mit Grundstücksnummern:
12345 | Hamburger Str. 1
12346 | Hamburger Str. 2
Zu jedem Grundstück gibt es ggf. mehrere Entsorgungsobjekte:
12345000 Wohngrundstück
12345001 Bäcker
12345002 Fleischer
12346000 Wohngrundstück
12346001 Versicherungsbüro
Weiterhin gibt es Kunden mit Kundennummern:
0034567 Müller
0045678 Meier
0054356 Hausverwaltung Schulze
Zu jedem Entsorgungsobjekt gibt es einen Schuldner und ggf. einen abweichenden Verwalter (jeweils eine Kundennummer).
Ein Dokument kann mehrere Objekte betreffen und mehrere Kunden.
Z.B. kann Müller an Meier 30 Grundstücke aus 5 Straßen verkaufen und Schulze kann gleichzeitig als Verwalter eingesetzt werden. In dem Fall müssten dem Dokument also 30 Objektnummern 3 Kundenummern zugeordnet werden.
Mein Tool hat die Aufgabe, diese Arbeit zu optimieren. Das muss extrem einfach gehen, sonst macht die Arbeit niemand.
Meine Überlegung:
Ursprünglich hatte ich gedacht, einfach eine Datenbank zu nutzen (wie Holge es vor einiger Zeit mal gezeigt hat).
Das Tool könnte einen Ordner überwachen und alle Dokumente, die darin landen, automatisch importieren.
Ein Mitarbeiter könnte die Post erst mal an die zuständigen Bearbeiter „verteilen“ (also die betreffenden Mitarbeiter ankreuzen).
Diese könnten im AW ein Objekt raussuchen und „Objekt und Kunden zuordnen“. So würde die Zuordnung hergestellt. Weitere Zuordnungen könnte man nachholen.
Später könnte man das Objekt wieder im AW auswählen und über „Post anzeigen“ wieder an das Dokument gelangen.
Insofern wäre das nicht zu kompliziert.
Man könnte auch eine kleines Thumnail und einen Plaintext (nach OCR) speichern.
d.3ecm:
Jetzt hieß es, dass das d.3 zwingend zu nutzen wäre.
Ich weiß so viel, dass das OCR unterstützt und sogar Gesichter erkennen kann usw, was allerdings für uns nur teilweise interessant ist.
Ob und wie man das von Delphi aus nutzen kann, weiß ich noch nicht.
Ich werde das diese Woche mit unserer IT besprechen.
Wenn jemand von Euch diesbezügliche Meinungen oder Erfahrungen hat, dann gerne her damit…
Gruß Stahl