Ganz ehrlich:
Mach es nicht selbst!!! 
Du bindest dir nur Probleme ans Bein und die Stadtverwaltung steht doof da wenn du länger krank bist, Burnout hast vom ständigen neuen Feature-Wünschen seitens der Kollegen oder in (Früh-)Rente gehst.
Dann müssen deine zukünftigen Kollegen und/oder Nachfolger irgend so eine informationstechnische Sonderlösung reverse engineeren und verstehen oder ganz entsorgen plus Datenrettung aus X Jahren.
Ich kenne jetzt nur dieses Produktvideo von denen (
https://www.youtube.com/watch?v=5gJjdmAJcE8), aber die Software kann doch schon recht viel, integriert sich überall, hat nen Haufen Schnittstellen, bietet ein Webbrowser Frontend und ihr habt anscheinend eh schon eine Lizenz von denen.
Es wäre schlauer und ggf. billiger mit den Anforderungen an den Sales/Vertrieb von d.3ecm heranzutreten und fragen, ob man eure Anforderungen in deren Software abbilden kann.
Und wenn zwei, drei Dinge fehlen: Wie aufwändig und teuer wäre es das nachzurüsten?