Tabellenaufbau Auftragsverwaltung praktischer Tipp

[JohannesK]

Ich denke der Ansatz von Jumpy ist der effizienteste, da spätere Erweiterungen einfach und schnell zu realisieren sind.
Redundante Informationen in der gleichen Tabelle geben schnell Chaos.

Wir haben bei uns genau die gleiche Problematik und unser System über eine Struktur wie folgt aufgebaut:

Projekt/Auftrag
|-Rechnung 1
|-Rechnung 2
|-Position 1 ...

Artikel kommen aus Artikeltabelle (egal ob Dienstleistung oder Produkt), Lieferanten aus Lieferantentabelle, Preise aus Zuordnung Lieferant-Produkt.
Preishistorie etc. ist einfach und sicher dokumentiert, gleicher Stamm wird für Bestellwesen usw. verwendet.
Angebotstexte werden auch in einer eigenen Tabelle geführt.
Zusatzfunktionen wie die Bereitstellung von Daten für einen Webshop haben wir nachträglich einfach integriert.

Funktioniert sicher und ist flexibel. Für die Stammdatenpflege muss man natürlich ein wenig strukturiert arbeiten.

[AMaurer]

Eines vorab:
es ist nicht die erste DB, die ich erstelle. Vorher im Finanzbereich. Da war aber alles klar strukturiert. Jetzt gibt es Varianten bei deren Erfassung/Verarbeitung ich mir schwer tue.

@JohannesK:

Wenn ich Dich richtig verstanden habe, dann führt Ihr alles in einer Tabelle (Artikel und Dienstleistungen). Ihr vermischt also auch Stück und Stunden.

Dann hat aber eine Serviceleistung eine Artikelnummer oder wie zieht ihr diese bei der Auftragserfassung an? Was ist mit den Sonderleistungen? Die behandeln wie die Serviceleistungen und aus dem Artikelstamm ziehen oder sind das dann eher Teile der Angebotstexte?

Wie bereits geschrieben, kann die Bescheibung der Sonderleistung sehr ausführlich und lang sein.

Außerdem kann ein Auftrag auch rein aus einer Sonderleistung bestehen.
Anderseits können eine Menge Artikel in der Rechnung unter einer Position Ersatzteile zusammengefasst werden.

...

[JohannesK]

Wir führen alles als Artikel - auch Dienstleistungen, d.h. eine Dienstleistung hat eine Artikelnummer. Jeder Artikel hat auch Standardtexte, bis hin zu mehrseitigen Beschreibungen für Angebote. Im Normalfall wird der Standardtext übernommen. Weicht die Leistung von diesem ab, kann individuell für eine Rechung editiert werden, es wird auch grundsätzlich immer der effektive Rechnungstext abgelegt, nicht der Standardtext.
Jeder Artikel/Dienstleistung hat als Eigenschaft auch eine Verwendungseinheit in der die Verwaltung in der MaWi und auch die Fakturierung erfolgt. Wir haben also Stück, kg, Stunden, Liter usw. Die Preishistorie wird in €/ Verwendungseinheit oder Mehrfachen/Bruchteilen davon geführt (z.B. €/1000 Stück).

Bei Zusammenfassung mehrerer Positionen kann man mit Stücklisten und einem Summenpreis arbeiten.
Der Umfang der jeweils gedruckten Texte lässt sich ggf. über Flags in den Auftragspositionen regeln.

[AMaurer]

Das hört sich erst einmal gut an.

Vielleicht ist das in dem zuvor schon geschriebenen falsch verstanden worden:

Was spricht dann dagegen, dass ich der Artikelnummer ein Präfix mitführe. Der Benutzer merkt das doch nicht, da er in verschiedenen Formularen die gleiche Tabelle füllt.

Alternativ könnte ich ein Gruppierungsfeld mitführen für Artikel / Dienstleistung / Sonderleistung, um Auswertungen möglichst einfach zu machen.

[JohannesK]

Gruppierung ist immer gut für Auswertungen.
Wir führen zwei jeweils dreistufige, hierarchisch geordnete parametrierbare Gruppierungen mit, alle Auswertungen können damit strukturiert werden.
Beispiel:
Einkaufskategorien
Obergruppe Rohstoffe

Gruppe Malz

Untergruppe Gerstenmalz

Verkaufskategorien
Obergruppe Dienstleistungen

Gruppe Inbetriebnahme

Untergruppe Schulung

Dagegen dass ein Präfix Teil einer sprechenden Artikelnummer ist, spricht m.E. nichts. Wir haben damit eigentlich nur gute Erfahrungen gemacht. DL-INST-V-001 ist doch für Menschen verständlicher als 32490983232

[AMaurer]

Na dann Prost

Vielen Dank für die Hilfe!

Andreas

[p80286]

Zitat von AMaurer:

Was spricht dann dagegen, dass ich der Artikelnummer ein Präfix mitführe. Der Benutzer merkt das doch nicht, da er in verschiedenen Formularen die gleiche Tabelle füllt.

a) spätestens wenn das einmal sinnvolle Präfix von der Entwicklung überholt wird, wirst Du bemerken, daß das nicht das Gelbe vom Ei ist!

b) Benutzer sind manchmal fixer als Du glaubst.

Ansonsten die knappe Skizze von Jobo scheint mir der beste Ansatz zu sein.
Und noch mal für die langsameren. Wer wichtige Informationen in Freitextfeldern unterbringt ist auf dem besten Wege einen elektronischen Zettelkasten zu basteln.
Das ist der Tod jeder Datenbank!
(Es soll auch heute noch Leute geben, die Name und Vorname, ganz zu schweigen von Adels- und akademischen-Titeln in ein Feld packen)

Gruß
K-H

[AMaurer]

@p80286

Ich verstehe Deinen Einwand. Die Frage ist aber doch die Alternative. Wenn ich mir unsere Aufträge anschaue, dann würden ohne Freitextfelder weiterhin 60% mit Word geschrieben werden, weil sich die Sonderleistungen nun mal nicht in einen festen Rahmen pressen lassen.

Ich bin hier wirklich für jeden praktischen Tipp dankbar.

Wenn ich JoBo richtig verstehe: Dann nichts mischen. Okay. Dann ziehe ich aber Auftragspositionen aus verschiedenen Tabellen (Artikel, Dienstleistung usw), oder?

[p80286]

Das kommt auf die Struktur der Dienstleistung an.
sobald man eine Dienstleistung in verschiedene Elemente aufteilen kann, die immer wieder erbracht werden, dann "Freitext ade".
Das die Benutzer / Erfasser dann natürlich stöhnen und schimpfen, kann dir egal sein, denn die wollen hinterher auch nicht wissen, wie sich ein Aftrag zusammen gesetzt hatte.
"Sonderleistungen" ist doch nichts unmögliches! Es wird nur nicht jeden Tag gemacht.

Du solltest eine Tabelle "Aufträge" und dann jeweils eine Tabelle "Dienstleistung" und "(Eigen)Produkte", "(Fremd)Produkte " usw. nutzen, aus denen sich Deine "Aufträge" zusammen setzen.

Gruß
K-H

[JohannesK]

Zitat:

Wer wichtige Informationen in Freitextfeldern unterbringt ist auf dem besten Wege einen elektronischen Zettelkasten zu basteln. Das ist der Tod jeder Datenbank!

@p80286:
Völlig richtig, drum sollten Kategorien usw. nie in Textfeldern verwaltet werden sondern über eine Referenztabelle und Lookups, gespeichert werden nur die Referenz-ID's. Die Vorstellungen von Anwendern sind in dieser Hinsicht manchmal haarsträubend - "es geht doch in Outlook auch ..".

Zitat:

spätestens wenn das einmal sinnvolle Präfix von der Entwicklung überholt wird, wirst Du bemerken, daß das nicht das Gelbe vom Ei ist!

Die endgültige Artikelnummernsystematik habe ich bis jetzt noch nicht gefunden. Ein System unterliegt immer irgendwelchen Veränderungen. Wichtig sind eine ausreichende Feldgrösse und eine einfache Möglichkeit über entsprechende Routinen ein Nummernsystem auch anpassen zu können. Am einfachsten werden ohnehin nur die Tabellen-ID's als Referenz verwendet. Gibt ein bisschen mehr Abfrageaufwand aber es lohnt sich bei Datenanpassungen immer.

@AMaurer

Zitat:

Dann ziehe ich aber Auftragspositionen aus verschiedenen Tabellen (Artikel, Dienstleistung usw), oder?

Hat m.E. damit nichts zu tun.

Zitat:

Die Frage ist aber doch die Alternative. Wenn ich mir unsere Aufträge anschaue, dann würden ohne Freitextfelder weiterhin 60% mit Word geschrieben werden, weil sich die Sonderleistungen nun mal nicht in einen festen Rahmen pressen lassen.

Standardtext = Vorgabe eines Textbausteins, auch bei Sonderleistungen. Definitiver Text = effektiv erbrachte Leistung. Mit Freitextfeldern im Sinne der Datenstruktur und Indizierung hat das nichts zu tun, irgendwo muss die Leistung ja definiert werden.

@p80286:
Das hier gemeinte Freitextfeld beinhaltet lediglich die genaue Definition dessen, was beim Kunden geleistet wurde. Von daher geht es hier nicht anders - gewisse Dienstleistungen sind nicht in ein Schema zu pressen.

Die Auswertung läuft doch sicher über eine gewisse Gruppe von Sonderleistungen und deren Artikelnummern sowie die Rechnungsdaten.