Tabellenaufbau Auftragsverwaltung praktischer Tipp

[p80286]

Zitat von AMaurer:

Was spricht dann dagegen, dass ich der Artikelnummer ein Präfix mitführe. Der Benutzer merkt das doch nicht, da er in verschiedenen Formularen die gleiche Tabelle füllt.

a) spätestens wenn das einmal sinnvolle Präfix von der Entwicklung überholt wird, wirst Du bemerken, daß das nicht das Gelbe vom Ei ist!

b) Benutzer sind manchmal fixer als Du glaubst.

Ansonsten die knappe Skizze von Jobo scheint mir der beste Ansatz zu sein.
Und noch mal für die langsameren. Wer wichtige Informationen in Freitextfeldern unterbringt ist auf dem besten Wege einen elektronischen Zettelkasten zu basteln.
Das ist der Tod jeder Datenbank!
(Es soll auch heute noch Leute geben, die Name und Vorname, ganz zu schweigen von Adels- und akademischen-Titeln in ein Feld packen)

Gruß
K-H

[AMaurer]

@p80286

Ich verstehe Deinen Einwand. Die Frage ist aber doch die Alternative. Wenn ich mir unsere Aufträge anschaue, dann würden ohne Freitextfelder weiterhin 60% mit Word geschrieben werden, weil sich die Sonderleistungen nun mal nicht in einen festen Rahmen pressen lassen.

Ich bin hier wirklich für jeden praktischen Tipp dankbar.

Wenn ich JoBo richtig verstehe: Dann nichts mischen. Okay. Dann ziehe ich aber Auftragspositionen aus verschiedenen Tabellen (Artikel, Dienstleistung usw), oder?

[p80286]

Das kommt auf die Struktur der Dienstleistung an.
sobald man eine Dienstleistung in verschiedene Elemente aufteilen kann, die immer wieder erbracht werden, dann "Freitext ade".
Das die Benutzer / Erfasser dann natürlich stöhnen und schimpfen, kann dir egal sein, denn die wollen hinterher auch nicht wissen, wie sich ein Aftrag zusammen gesetzt hatte.
"Sonderleistungen" ist doch nichts unmögliches! Es wird nur nicht jeden Tag gemacht.

Du solltest eine Tabelle "Aufträge" und dann jeweils eine Tabelle "Dienstleistung" und "(Eigen)Produkte", "(Fremd)Produkte " usw. nutzen, aus denen sich Deine "Aufträge" zusammen setzen.

Gruß
K-H

[JohannesK]

Zitat:

Wer wichtige Informationen in Freitextfeldern unterbringt ist auf dem besten Wege einen elektronischen Zettelkasten zu basteln. Das ist der Tod jeder Datenbank!

@p80286:
Völlig richtig, drum sollten Kategorien usw. nie in Textfeldern verwaltet werden sondern über eine Referenztabelle und Lookups, gespeichert werden nur die Referenz-ID's. Die Vorstellungen von Anwendern sind in dieser Hinsicht manchmal haarsträubend - "es geht doch in Outlook auch ..".

Zitat:

spätestens wenn das einmal sinnvolle Präfix von der Entwicklung überholt wird, wirst Du bemerken, daß das nicht das Gelbe vom Ei ist!

Die endgültige Artikelnummernsystematik habe ich bis jetzt noch nicht gefunden. Ein System unterliegt immer irgendwelchen Veränderungen. Wichtig sind eine ausreichende Feldgrösse und eine einfache Möglichkeit über entsprechende Routinen ein Nummernsystem auch anpassen zu können. Am einfachsten werden ohnehin nur die Tabellen-ID's als Referenz verwendet. Gibt ein bisschen mehr Abfrageaufwand aber es lohnt sich bei Datenanpassungen immer.

@AMaurer

Zitat:

Dann ziehe ich aber Auftragspositionen aus verschiedenen Tabellen (Artikel, Dienstleistung usw), oder?

Hat m.E. damit nichts zu tun.

Zitat:

Die Frage ist aber doch die Alternative. Wenn ich mir unsere Aufträge anschaue, dann würden ohne Freitextfelder weiterhin 60% mit Word geschrieben werden, weil sich die Sonderleistungen nun mal nicht in einen festen Rahmen pressen lassen.

Standardtext = Vorgabe eines Textbausteins, auch bei Sonderleistungen. Definitiver Text = effektiv erbrachte Leistung. Mit Freitextfeldern im Sinne der Datenstruktur und Indizierung hat das nichts zu tun, irgendwo muss die Leistung ja definiert werden.

@p80286:
Das hier gemeinte Freitextfeld beinhaltet lediglich die genaue Definition dessen, was beim Kunden geleistet wurde. Von daher geht es hier nicht anders - gewisse Dienstleistungen sind nicht in ein Schema zu pressen.

Die Auswertung läuft doch sicher über eine gewisse Gruppe von Sonderleistungen und deren Artikelnummern sowie die Rechnungsdaten.

[p80286]

Zitat von JohannesK:

Mit Freitextfelder im Sinne der Datenstruktur und Indizierung hat das nichts zu tun, irgendwo muss die Leistung ja definiert werden. Das hier gemeinte Freitextfeld beinhaltet lediglich die genaue Definition dessen, was beim Kunden geleistet wurde.

Da hab ich so meine praktischen Zweifel. Wenn man Benutzer nicht dazu zwingt bestimmte Informationen zu erfassen, dann "steht das doch da, das ist doch damit gemeint"

Gruß
K-H

[AMaurer]

@80286.

Verstanden!

Wie ziehe dann technisch bei einer Auftragsposition mal aus der mal aus der anderen Tabelle meine Daten?

Über ein Feld indem ich den Inhalt der Position auswähle: zB. Artikel eigen, Aritkel fremd, Dienstleistung, Sonderleistung usw.?

[mkinzler]

Z.B. durch weiteres Feld in der Positionstabelle, welches angibt auf welche Feld der FK weist

[JohannesK]

Zitat:

Da hab ich so meine praktischen Zweifel. Wenn man Benutzer nicht dazu zwingt bestimmte Informationen zu erfassen, dann "steht das doch da, das ist doch damit gemeint"

Widerspricht sich das wirklich?
Lässt sich eine Dienstleistung in konkrete Schritte zerlegen, gibt es für jeden Schritt eine Artikelnummer, völlig einverstanden.
Alles was strukturierbar ist, gehört auch strukturiert abgelegt: Artikelnummern, Preise, Stückzahlen, Lieferdatum usw. Hier darf der Benutzer keinesfalls irgendwelche Freiheiten haben.

Anders ist doch die Situation wenn geringfügige Anpassungen an einem beschreibenden Text vorgenommen werden. Wird bei kleinen Textanpassungen jedesmal ein neuer Artikel eröffnet, ufert das System aus und die Anwenderakzeptanz sinkt.

Der Aufbau, den ich beschrieben habe funktioniert bei uns bestens für so unterschiedliche Themenkreise wie Software, Anlagenbau und Handel. Aufgrund der dahinterliegenden Artikelsystematik können wir auch aussagefähige Auswertungen machen. Im konkreten Fall ist es in einem kundenspezifischen Projekt doch egal, ob ich eine Schnittstelle über Datenbankzugriff, ActiveX oder Filetransfer realisiere. Ich will wissen, wieviel Umsatz mit Scnittstellen gemacht wurde und welcher Aufwand dagegen steht.

Ich verstehe den Einwand gegen Freitext durchaus, ich bin auch kein Freund davon weil einiges an der Disziplin der Benutzer hängt. Letztendlich muss Flexibilität gegen engmaschige Struktur abgewogen werden.

Einen Grund für getrennte Tabellen für Produkte und Dienstleistungen sehe ich immer noch nicht, das macht das System nur komplizierter.

[p80286]

Zitat von JohannesK:

Zitat:

Da hab ich so meine praktischen Zweifel. Wenn man Benutzer nicht dazu zwingt bestimmte Informationen zu erfassen, dann "steht das doch da, das ist doch damit gemeint"

Widerspricht sich das wirklich?

Leider ja!

Zitat von JohannesK:

Anders ist doch die Situation wenn geringfügige Anpassungen an einem beschreibenden Text vorgenommen werden. Wird bei kleinen Textanpassungen jedesmal ein neuer Artikel eröffnet, ufert das System aus und die Anwenderakzeptanz sinkt.

Wenn "geringfügige" Anpassungen notwendig sind, stimmt etwas mit der Grundstruktur nicht.
Neben der Diziplin der Anwender, die Vorraussetzung für die ordentliche Datenerfassung ist, darfst Du auch nicht vergessen, daß die unter Windows im allg eingesetzten Fonts es leicht machen, zwei Leerzeichen für eines zu halten usw.. Wer Da nicht mit Arial Monospace oder Courier vorbeugt, hat eigentlich schon gleich verloren.
Wenn Freitext, dann unbedingt in ein Kommentarfeld.
(Und diese sind "natürlich" nicht recherchierbar)

Gruß
K-H

[JohannesK]

Zitat:

Wenn Freitext, dann unbedingt in ein Kommentarfeld.

Ich denke wir sind nicht wirklich unterschiedlicher Meinung. Alle Kriterien nach denen gefiltert, gesucht, indiziert oder ausgewertet wird dürfen natürlich keinen Freitext enthalten. Die grundlegende Artikel(oder Dienstleistungs-)definition gehört in den Artikel.

Ich mache mal ein banales Beispiel:
Artikel "DL-IMP-1234"; "Importroutine für Daten aus einer csv-Datei"; Einheit: Stück;
Grundtext:
"Import von 4 Datenspalten aus einer csv-Datei, Delimiter Semikolon"

Jetzt wird eine Dienstleistung erbracht bei der 5 Spalten importiert werden und der Preis geringfügig anders ist. Rechtfertigt das einen neuen Artikel oder steht im Auftragstext (und nur im konkreten Auftrag) einfach
"Import von 5 Datenspalten aus einer csv-Datei, Delimiter Semikolon" ?

Artikelnummer "DL-IMP-1234" und Artikelbezeichnung "Importroutine für Daten aus einer csv-Datei" ändern nicht, nur der ergänzende, beschreibende Text.

Das meine ich mit geringfügigen, auftragsbezogenen Anpassungen. Wenn der gleiche Artikel verwendet wird für z.B. einen Export einer csv stimmt wirklich was mit der Struktur nicht.

Hier sind natürlich betriebliche Vorgaben nötig, wie und wann ein eigenständiger Artikel definiert wird. Die Software muss sich dem durch editierbare oder eben nicht editierbare Felder anpassen können - von strikt bis eher leger.
Die Verantwortung für den Grad der Flexibilität liegt bei der Geschäftsleitung des Anwenders und nicht bei der Software. Diese hat aber möglich Nachteile fehlender Strukturen klar zu benennen.

Gruss,
JK