Gesucht: Kaufmännische UND technische Projektverwaltung, Multi-User

[Medium]

Hmm, das ist genau der Kackpunkt glaube ich. Es geht weder mehr um das eine noch das andere. Genau der wichtige Aspekt ist eben die Integration dieser beiden Dinge. Ich würde gern zu einem Projekt alles an einem zentralen Punkt gesammelt haben: Mails, Termine, Angebote, Bestellungen, Quellcodes, Pläne, Fotos - alles. Un die jeweiligen z.T. privaten Dinge (Mails und Termine vor allem) automatisch für alle Nutzer verfügbar haben, die an einem Projekt beteiligt sind.

Mir geht es eben darum NICHT mehrere Tools jonglieren zu müssen. Das ist quasi Kern meines Anliegens.

Idealerweise bekomme ich von einem Kunden eine Anfrage, ggf. bereits mit ein paar technischen Details. Dann lege ich (oder jemand anderes aus der Firma) ein neues Projekt an, was direkt eine Standard-Struktur mit bringt. Dort verknüpfe ich die Mail mit der Anfrage und die Dokumente, und lade alle Mitarbeiter ein, die das etwas angeht, welche das Projekt ab jetzt in ihrem wie auch immer genannten Client sehen und erweitern können. Und von da aus wächst das ganze dann, all-inclusive. So meine Vorstellung.

[TigerLilly]

Wir setzen OrgaNice www.organice.de ein. Das ist kostengünstig, kann CRM, DMS, Incident-Verwaltung, Projekte und Events und ist - mit vertretbarem Aufwand gut erweiterbar und konfigurierbar. Support ist Top. Office Integration und Outlook Integration gibt es auch. Artikelverwaltung und Fakturierung gibt es ebenfalls.

Sehr cool ist auch, dass man Workflows definieren kann: Ich lege zB ein Projekt an + es werden automatisch Vorgänge angelegt.

[jobo]

Mit Nextcloud kannst Du Projektordner anlegen und Zugriff verwalten (Gruppenrechte). Muss vielleicht bei 4-10 Leuten gar nichtsein. Aber es geht primär um Dateien. Nach meiner Beobachtung ist es nicht so stark /schnell/ stabil wie Dropbox o.ä., vor allem wenn es um hunderte (oder mehr) kleine Dateien geht (z.B. kopiere ein Java Projekt in Nextcloud und es kommt vielleicht ins Stolpern)
Der Nextcloud Client macht nichts anderes, als lokale Dateien mit einem Server zu synchronisieren. Wo der steht, ist egal. Was synchronisiert wird, bestimmt man im Zweifel selbst. Mit Android und iOS ist die Tablet / Handywelt dabei, was ganz nett sein kann für die Integration von Fotos und Daten aus "Außeneinsätzen".

Kalender und Emailaggregation macht es aber auch mit Plugins, davon gibt es viele.
Aber da werden alle Tools, die ich kenne irgendwie zäh. Selbst mit Exchange, das wahrscheinlich "alles" kann, hast Du den Punkt, dass es einfach eine Frage der Disziplin ist, Emails in extra angelegte Projektordner zu schieben usw., ähnlich bei Kalendern. Es gibt genug Tools und Konnektoren für Termine, aber wer will 20 Kalender (nicht 20 Apps dafür) benutzen?
Bin mal gespannt, was noch für Vorschläge kommen, ich würde jedenfalls versuchen, vorher auszuprobieren.

[TBx]

Ich werfe mal Redmine in die Runde.
Free und Opensource und es gibt massig Erweiterungen.

[dummzeuch]

Bei uns ist das derzeit ziemlich ählich, allerdings sind es deutlich mehr als 4 User, die darauf zugreifen.

Man kann ja in Outlook eine einzelne E-Mail auch als Datei exportieren, insofern wäre es durchaus möglich, einen Unterordner "E-Mails" im Projektverzeichnis zu haben, in dem projektbezogene E-Mails abgelegt werden. Gibt es einen Grund, weshalb Ihr das nicht macht? Würde es diesen Grund bei einer neuen technischen Lösung nicht auch geben?

Ich frage nur, denn gerade E-Mails sind auch bei uns ein Problem. Und sie werden deshalb nicht abgespeichert, weil keiner den "Aufwand" treiben will. Stattdessen gibt es diese unsäglichen CC-Orgien, in denen dann irgendwann keiner mehr was findet. Noch viel schlimmer: Trotz klarer Regeln, Dokumente im Projektverzeichnis abzulegen werden sie immer wieder mal auch per E-Mail in der Gegend rumgeschickt und angepasst, so dass man später nicht mehr weiß, welche Version denn nun die akuelle war. (Natürlich sind das immer dieselben Leute, die das machen, einer davon (natürlich) der Chef.)

Dies ist kein technisches sondern ein organisatorisches Problem und lässt sich durch eine technisceh Lösung nur dann beheben, wenn sich nach der Umstellung alle an die Regeln halten. Und genau das ist fraglich.

[TigerLilly]

Ja, ich bin oft überrascht, wie unterentwickelt viele - vor allem kleine und mittelständische Betriebe - organisiert sind. Da bleibt viel an Effizienz liegen. Für CC Orgien hab ich echt keine Zeit.

Aber die bestehenden Prozesse - so schlecht sie auch sein mögen - umzustellen ist schwer und stößt auf Widerstand. Da ist Führung gefragt. Tools gibt es wie man sieht zu Hauf.

Bei uns gibt es die Regel: Was nicht im Organice (siehe unten) ist, ist nicht vorhanden. Und wer gegen diese Regel verstößt, hat so was von einem Problem.

Wir handeln damit wirklich alles. CRM, Termine, Wiedervorlagen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Dokumentenablage (auch Mails), Projekte, Veranstaltungen, Serienmails, Support. Auch Auswertungen und Kennzahlen. Das Tool ist für uns jedenfalls perfekt. Was wir nicht nutzen, ist die Anrufererkennung, weil wir keine Telefonanlage haben und da anders organisiert sind.

Bei Interesse erzähle ich gern mehr oder stell ein paar Screenshots ein.

[Medium]

Nextcloud und Organice sehen interessant aus! Bei Redmine scheitert es vermutlich daran, dass wir nur tiefgehenderes KnowHow zu MySQL/MariaDB im Unternehmen haben, und bei so etwas wichtigem will ich kein DBMS einsetzen, dass wir erst lernen müssen. Redmine scheint mit diesen Probleme zu haben, laut deren Website.

Die beiden werde ich auf alle Fälle mal installieren und begutachten!

Zitat von dummzeuch:

Man kann ja in Outlook eine einzelne E-Mail auch als Datei exportieren, insofern wäre es durchaus möglich, einen Unterordner "E-Mails" im Projektverzeichnis zu haben, in dem projektbezogene E-Mails abgelegt werden. Gibt es einen Grund, weshalb Ihr das nicht macht? Würde es diesen Grund bei einer neuen technischen Lösung nicht auch geben?

Ich frage nur, denn gerade E-Mails sind auch bei uns ein Problem. Und sie werden deshalb nicht abgespeichert, weil keiner den "Aufwand" treiben will. Stattdessen gibt es diese unsäglichen CC-Orgien, in denen dann irgendwann keiner mehr was findet.

Das kommt mir alles 1:1 bekannt vor, bis ins letzte Detail. Und ich muss selbst zugeben: Mails abspeichern und immer wieder durch die Verzeichnisbäume rauschen ist nicht produktiv. Zwar müsste man auch mit einer Verwaltung eine Projektzuordnung machen, aber das geht sicherlich schneller und man hat nachher eine deutlich bessere Übersicht als ein paar Dateien in einem Ordner, die möglicherweise nichtmals chronologisch abgelegt wurden.

Klar ist, dass es ohne klare Firmenweite verpflichtende Regeln zur Nutzung nicht gehen wird. Die kann ich aber natürlich erst aufstellen, wenn die Infrastruktur da ist. Ich sehe es insofern als auch ein technisches Problem, als dass die aktuell möglichen Praktiken recht unhandlich sind. Das will ich mir und keinem anderen zumuten. Daher will ich am liebsten an beiden Fäden gleichzeitig ziehen.


Danke Euch schon mal! Wer noch weitere Ideen hat - ich bin weiterhin an allem interessiert! Noch ist nichts getestet oder gar entschieden

[Medium]

Hmm. Problem bei Nextcloud: Braucht Linux als Server, mit Apache und anderer existierender Infrastruktur. Mit Linux kennt sich hier niemand aus - also so gar nicht. Es gibt zwar wohl vorinstallierte VMs von einem Drittanbieter, aber ich möchte eigentlich nichts kaufen müssen nur um zu sehen, ob das überhaupt zu unseren Ansprüchen passt. Das ist doof.

[jobo]

Ich hatte mal eine CRM Software zum Test, die alle Emails automatisch extrahiert hat, Text und Attachments und dass dann durchsuchbar abgelegt hat, weiß nicht mehr wie die hieß, ist auch schon Jahre her. Vielleicht ist das ja heute Standard bei solchen Softwaren.

M.E. ist auch die geordnete Ablage fraglich, man hat immer wieder Fälle, wo man sich fragt, wie konnte das in dem Ordner landen oder Dokumente, die in mehrere Ordner gehören.
Da hilft eigentlich nur Volltext Indizierung von allem.