Hallo,
habe eine Individualsoftware für einen Kunden entwickelt und mehrmals im Jahr kommen neue Dinge hinzu. Bisher habe ich einige Stichpunkte erhalten und habe dann ein Pflichtenheft erstellt und dieses als Grundlage für Angebotserstellung genutzt habe. Soweit alles in Ordnung.

Jetzt habe ich Anforderungen vorgelegt bekommen, die eine größere Umstellung in der Software bedeuten und bin nach dem selben Prinzip vorgegangen. In einem, ersten Gespräch habe ich auch nach dem Budget gefragt, aber keine Antwort erhalten. Jetzt habe ich eine geraume Zeit zum erstellen der Pflichtenhefts benötigt, das Angebot erstellt und der Kunde sagt jetzt: Sorry, mit so viel Geld habe ich nicht gerechnet, das können wir nicht umsetzen.

Wie handhabt ihr die Erstellung des Pflichtenheftes? Lasst ihr euch das unabhängig von der Auftragserteilung extra bezahlen?

Ich hab grad einen riesen Hals, weil mein Kunde der Meinung ist, dass er ja für ein Angebot kein extra Geld bezahlt. Normal habe ich damit auch kein Problem, da es immer kleinere Projekte waren und die auch umgesetzt werden. Jetzt soll ich anhand von verschiedenen Punkten die gestrichen wurden, das Pflichtenheft und das Angebot wieder anpassen und weiß nicht, ob das vielleicht immer noch zu viel Geld ist.

Für einige Ideen, bzw. Infos wäre ich sehr dankbar.

Für so etwas, hat man mir beigebracht, ist ein LoI (Letter of Intent) gedacht: Du merkst ja selbst, dass die Anforderungserhebung richtig aufwändig werden kann. Um sich als Anbieter für diesen Zeitraum finanzieren zu können wird durch die Absichtserklärung oft schon ein Teil der voraussichtlichen endgültigen Summe gezahlt. Werden die Vertragsverhandlungen von dir hin abgebrochen, besteht da natürlich Schadensersatzpflicht.

Ich mache das immer zweigeteteilt: Ein Angebot für die Erstellung des Pflichtenheftes und darauf basierend dann das Angebot zur Programmierung. Teilweise mit Anrechnung bei Auftragsvergabe der Programmierarbeiten.

@Günther: Die Absichtserklärung habe ich ja schon, weil der Kunde eine Erweiterung der bestehenden Software möchte. Er will das ja haben. Es dreht sich in meinem Fall hauptsächlich darum, dass der Kunde im Vorfeld kein Budget nennen wollte, sonst hätte ich direkt sagen können, dass es im Bezug zum Umfang und dem Budget nicht passt. Ich hätte mir die ganze Ausarbeitung sparen können. Ich weiß nicht, ob sich der Kunde auf eine schriftliche Absichtserklärung einlässt, wenn er im Vorfeld die kosten nicht kennt und abschätzen kann. Das nützt mir dann ja alles nichts.

@Union: Woher weißt Du im Vorfeld, wie viel Aufwand es ist, das Pflichtenheft zu erstellen. Ich habe in diesem Beispiel ca. 30 Stunden gebraucht, in der die Besprechungen mit dem Kunden enthalten sind, sowie die Besprechungen mit einem Mitarbeiter über die technischen Möglichkeiten der Umsetzung. Die erste Version des Pflichtenheftes habe ich dem Kunden vorgelegt und er war soweit mit den vorgeschlagenen Möglichkeiten einverstanden. Einige Änderungen hat er aber auch noch durchgegeben, die ich in Version 1.1 dokumentiert habe. Das war dann die Grundlage für das eigentliche Angebot unter dem dann die Zahl stand.

Zitat von SvB:

@Union: Woher weißt Du im Vorfeld, wie viel Aufwand es ist, das Pflichtenheft zu erstellen.

Einerseits Erfahrung, andererseits der vorliegende Input des Kunden. Und falls etwas unklar ist, schreibe ich in das Angebot auch noch eine Position wie z.b. "Ausarbeitung mit Fachabteilung".

Ja das ist ein schweres Thema über das man sicher einige Doktorarbeiten erstellen kann. Ich hatte schon einiges auch an echten Großunternehmen, die einen gleich mitkaufen wollen (bla bla), dann aber nichts für Pflichtenhefte ausgeben wollen.

Es gibt einen weißen Spruch: man muss die Kunden sieben, man muss nur aufpassen das genug oben bleiben ....

Zu Coderage 7 gibt es ein gutes Video das genau das Thema Verhandeln mit dem Kunden behandelt!