Kauf- und Kontenverwaltung - Datenbank notwendig?

[Asura]

Guten Tag,
ich frage mich, ob ich mich zwingend bei meinem folgenden vorhaben eine Datenbank verwenden sollte.
Es geht hier um 14 Konten, die nur einmal im Jahr eine Änderung durchleben.
Im Programm kann man anhand von Buttons sein Account auswählen (Kein Login Notwendig), daraufhin wird man weitergeleitet und man wählt zwischen Produkten aus, diese werden in einen Art Warenkorb (Stringgrid) als Einträge niedergelegt. Durch das weiter klicken auf einen Button, soll nun dieses Stringgrid abgespeichert werden.
Diese "Rechnung" wird quartalsmäßig bezahlt. Jedoch sollen diese Daten nicht verschwinden, sondern als Nachweis in dem Datensatz erhalten bleiben.

Ich dachte mir, ich lass einfach eine Textdatei erstellen, in der soll dann Produkt, Anzahl und Preis niedergelegt werden. Das Programm berechnet dann immer die Summe und kann jeder Zeit einen Stand ausgeben. Wenn nun quartalsmäßig etwas beglichen wird, dann wird manuell ein Plus in den Datensatz hinterlegt und das Programm erkennt anhand des Zusammenrechens, was als Endsumme rauskommt. Das muss ja dann immer die Verbindlichkeit sein, die im laufenden Quartal übrig ist.

Meine Frage nochmal: Gibt es eventuell bessere Möglichkeiten, dies zu verwirklichen; Muss ich eine Datenbank eher nutzen (Nebenbei gesagt: Ich beschäftige mich nur Hobbymäßig damit und blutiger Anfänger) oder kann ich meine Überlegung so realisieren. Alles in Allem: Was für Optionen habe ich dies zu verwirklichen?