Dokumentverwaltung

[Ghostwalker]

Moinsen,

Also..mit Stadtverwaltung hab ich zwar jetzt keine Erfahrungen (außer denen, die jeder Bürger schon mal hatte). Aber mit DMS hatte ich schon zu tun.

Aus meiner Erfahrung kann ich da sagen, das es im wesentlichen 2 Punkte gibt:

1. Zuordnung (wie du schon so schön ausgeführt hast)

Hier auf alle Fälle genau Abklären, nach welchen Regeln/Kriterien ein Dokument zu den anderen Daten zu geordnet werden muß. Diese Zuordnung würd ich dann auf alle
Fälle kapseln vom Rest, denn, auch wenn jeder jetzt sagt, so und so isses Richtig. In 2 Monaten schaut die Welt ganz anders aus

2. Verschlagwortung

Neben der reinen Zuordnung, würd ich zusätzlich Schlagworte für jedes Dokument vergeben, so das der Anwender über eine SuFu schnell an ein bestimmtes Dokument gelangen kann.

Bsp. Anwender sucht nach der Rechnung vom 12.12.1999 für Herrn Müller. Da will der Anwender nicht erst alle Objekte des Herrn Müller raussuchen und dann die passenden Rechnungen.

[Pfaffe]

Ist das nicht ein Fall für eine Standardsoftware?

-- Ich arbeite bei der Stadtverwaltung, nicht als Programmierer. Vor 25 Jahren habe ich mit Delphi und der BDE ein Projekt zur Verwaltung unserer abfallwirtschaftlichen Vorgänge aufgebaut.
-> Ist die Nachfolge geklärt?

-- Jetzt möchte ich zumindest mal unsere Post digital verwalten, die wir aktuell in 300 Ordnern sammeln (bzw. in 600,
-> Gesetze wie Datenschutz usw.?

[freimatz]

stahli, da hast Du ein Fass aufgemacht. Und da unten da wird es sehr klebrig.

Zitat von Ghostwalker:

Moinsen,

Also..mit Stadtverwaltung hab ich zwar jetzt keine Erfahrungen (außer denen, die jeder Bürger schon mal hatte). Aber mit DMS hatte ich schon zu tun.

dito bei mir.

Schau mal das an https://www.bitfarm-archiv.de/dokume...versionen.html. Da gibt es auch eine Open-Source wo Du auch Code anschauen kannst.

[Uwe Raabe]

Ich habe auch schon d3 angebunden, allerdings die Web-Version. Dort läuft das über eine REST-Api.

[TiGü]

Ganz ehrlich: Mach es nicht selbst!!!

Du bindest dir nur Probleme ans Bein und die Stadtverwaltung steht doof da wenn du länger krank bist, Burnout hast vom ständigen neuen Feature-Wünschen seitens der Kollegen oder in (Früh-)Rente gehst.

Dann müssen deine zukünftigen Kollegen und/oder Nachfolger irgend so eine informationstechnische Sonderlösung reverse engineeren und verstehen oder ganz entsorgen plus Datenrettung aus X Jahren.

Ich kenne jetzt nur dieses Produktvideo von denen (https://www.youtube.com/watch?v=5gJjdmAJcE8), aber die Software kann doch schon recht viel, integriert sich überall, hat nen Haufen Schnittstellen, bietet ein Webbrowser Frontend und ihr habt anscheinend eh schon eine Lizenz von denen.

Es wäre schlauer und ggf. billiger mit den Anforderungen an den Sales/Vertrieb von d.3ecm heranzutreten und fragen, ob man eure Anforderungen in deren Software abbilden kann.
Und wenn zwei, drei Dinge fehlen: Wie aufwändig und teuer wäre es das nachzurüsten?

[IBExpert]

Unter der Vorgabe "d.3 muss zwingend benutzt werden" würde ich das Projekt auch eher komplett ablehnen.

Nicht das das d.3 unbedingt schlecht sein muss, ich kenne es nicht, aber bei dem was ich unter "DMS programmieren"
verstehe, fällt es ziemlich sicher nicht, was man dir da zugesteht.

Es wird darauf hinauslaufen, ohne ende mehr oder wenig gut dokumentierte API Funktionen zu suchen,
diese versuchen einzubinden, lahme Reaktionszeiten deinen Anwendern zu erklären, ohne das du da
was für kannst und was noch viel schlimmer ist, irgendwann wollen die anwender nur simple Änderungen
oder Erweiterungen am User Interface haben und du wirst leider immer wieder sagen müssen: geht nicht
(oder auch ich weiss nicht wie das geht, weil es nirgendwo dokumentiert ist). und irgendwann
wird d.3 vielleicht mal d.4 und du kannst alles in die Tonne hauen oder der ganze Laden wird
aufgekauft und von ELO ersetzt oder sonstwem, der dann die Plattform einstellt.

Die ganzen Vorteile, die eine Eigenentwicklung haben kann, sind unter der Vorgabe eigentlich schon
vernichtet.

Stadtverwaltungen sind da sicherlich noch schlimmer als Konzerne, daher ist mein liebster
Kundenkreis für Individualsoftware immer der Inhaber-geführte Mittelstand, bei dem ich mit dem
Entscheidungsträger am Tisch sitze und ihm erkläre, wie das zu machen ist, ohne das der mir erklärt,
wie ich das technisch lösen soll.

Ich wäre da auch sehr vorsichtig wie die meisten hier, bevor du irgendwelche Zusagen machst.

[himitsu]

Wir haben bei uns das DMS selbst gebaut.
* zuerst war es eine Tabelle mit den Dokumenten als BLOB
* später wurden die Dokumente auf die Festplatte ausgelagert, inkl. Verwaltung verschiedener Rootpfade je Dokumenttyp (mit speziellen Behandlung für z.B. Versionierung oder Archivierung auf Worm-Laufwerken)
* es war aber auch schon möglich auch Werlinkungen zu externen Dateien zu haben
* und zuletzt wollte ein Kunde mehr, so das wir nun noch eine öffentliche API bereitstellten, wo sich aktuell ELO und nun auch das neue WebProjekt dranhängen können
* Anfang mehr auf ELO ausgelegt, aber nun etwas verallgemeinert, denn wer weiß was in Zukunft kommt
* also hauptsächlich machen wir es noch selbst und ELO zieht sich eine Kopie, bzw. kann Änderungen zurückspielen
** und ob die Dateien nun bei uns liegen oder als Verlinkung auf ein Verzeichnis von ELO umgeleitet werden (über die alten Dokumentenverlinkung), ist fast egal

[jobo]

Ich sehe die d3 Vorgabe auch sehr kritisch.

Ein DMS kann für mich Dokumente verwalten, archivieren, durchsuchen, verschlagworten, rausmailen, per Mail annehmen usw. (gesetzteskonform archivieren, Zugriffsrechte und der ganze Kram)
sowas in der Art, dafür ist es da.
Klar, d3 ist kein Krauter, es kann mehr. Aber will man das?

Aber darauf Business Cases aufzubauen, wie Du sie beschrieben hast, macht 0 Sinn.
Du kannst ein Tool bauen, das alle Business Cases abfackelt und dabei Dokumente gemäß ID sucht oder anlegt oder updated und diese Links verwaltest Du in Deinem Tool mit. Fertig.

Für Dein Tool verwendest Du eine normale Datenbank, wie sich das gehört.

Wer hat die d3 Vorgabe gemacht? Ein Fachmann? Welches Fach? Ein Einkäufer, ..?

@gleich d3 selber fragen: Die machen bestimmt irgendwas, aber sicher nicht preiswert. Und man muss wahrscheinlich bei den Verträgen höllisch aufpassen, dass deren Individual-Lösung die Versionswechsel der eigenen Plattform halbwegs überlebt.

@Schnittstellen:
Es gibt DMS Schnittstellen, die produktunabhängig sind. Die muss/wird d3 auch unterstützen. Das wäre m.E. der beste Ansatzpunkt.

[dbsquar3d]

Zitat von freimatz:

stahli, da hast Du ein Fass aufgemacht. Und da unten da wird es sehr klebrig.

Zitat von Ghostwalker:

Moinsen,

Also..mit Stadtverwaltung hab ich zwar jetzt keine Erfahrungen (außer denen, die jeder Bürger schon mal hatte). Aber mit DMS hatte ich schon zu tun.

dito bei mir.

Schau mal das an https://www.bitfarm-archiv.de/dokume...versionen.html. Da gibt es auch eine Open-Source wo Du auch Code anschauen kannst.

Moin zusammen,

habe mich hier auch mal angemeldet, da ich vor dem gleichen Problem stehe. bitfarm habe ich mir aus den oben genannten Gründen auch mal genauer angeschaut, bezüglich open source habe ich mich hier mal schlau gemacht. Hast du noch eine andere Alternative für ein DMS gefunden?

[stahli]

Als Datenspeicher ist bei uns d.3 vorgegeben (morgen soll ein Gespräch dazu erfolgen).

Mein Part wäre, die Gliederung und Zuordnung von Schlüsselnummern und Suchbegriffen zu vereinfachen.
Ich will vermeiden, das alles für jedes Dokument händisch eintippen zu müssen.

Hier mal noch ein Thread, der sich mit dem zerteilen von pdf´s befasst: https://www.delphipraxis.net/205030-...-zerlegen.html
So will ich ermöglichen, einen Stapel Post auf einmal zu scannen und das Bündel danach einfach zerteilen und zuordnen zu können.