PDF-Dokumente in eine Datenbank oder nicht

[mensch72]

Bei einem lokalem System ist es eigentlich egal ob (SQL)DB oder Verzeichnisstruktur mit Dateien. Manueller Zugriff ohne Software scheidet bei erzeugten Dateinamen als "X1234567-987642-000.pdf" eh aus.

Zufällig habe ich vor 3Jahren eine ähnliche Lösung für einen Kleinbetrieb entwickelt. Der wollte einen 2. Betriebsteil eröffnen und Stand vor dem Problem, das alle Unterlagen im Archiv ja nur 1x da sind, aber dann an mehreren Orten gebraucht werden... Lösung: ALLE Leitz-Ordner incl. uralter A0-CAD-Plots mit vielen handschriftlichen Bemerkungen Blatt für Blatt scannen! (guter Kamera Tischscanner + Scanservice für die Plots)

Weil im Netzwerkzugriff jegliche Dateilösung mit Rechten und Freigabeverzeichnissen ein Krampf ist, der spätestens bei reiner IP Kopplung per (Internet)Fernzugriff zum Scheitern verurteilt wäre, habe ich mich damals für einen kleinen eigenen APP-Server auf IP-Basis entschieden. Der arbeitete damals zum Start intern(lokal) mit MS-SQL2008 und/oder auf Filebasis. Die "Clients" greifen also per "eigenem" TCP/IP-Socket Protokoll auf diesen APP Server zu. Das funktioniert sowohl lokal, als auch per Remotenetzwerkzugriff in akzeptabler Geschwindigkeit.

Nach und nach kamen dann Client seitig "fast unbemerkt" auf APP Server Seite im Laufe der Zeit einige Funktionen hinzu:
- 2 oder mehr APP Server können sich synchronisieren, heißt jeder Standort hat lokal jetzt "seinen" AppServer und es gibt noch ein dezentrales Backupsystem in einem Rechenzentrum
- CacheOnDemand, also möglichst Remote nur IndexSync, erst bei RemoteClient-Zugiff werden die Anzeigedaten auf die Remoteseite geholt und liegen ab dann dort direkt vor
- zusätzliche WebService Funktionalität
- wegen "Handling" fahre ich mittlerweile ausschließlich ein Multi-FileDB Konzept, heißt in der zentralen IndexTabelle, steht nicht der "DatenFileLink" sondern der "DatenDB-File-Connection-Link", sodass ich nie Datenbankfiles über 2GB Größe bekomme. Da der APP Server diesen Mechanismus 100% transparent versteckt und der gepoolte Connect/Disconnect der einzelnen DB-Files schnell genug geht, ist das eine Lösung, welche mit überschaubarer Dateianzahl bei fast voller Datenbank SQL Funktionalität eine quasi unbegrenzte Datenmenge auch über mehrere Festplattengrenzen hinweg managen kann.

Die Clients bekamen im Lauf der Zeit im Prinzip nur immer weiter verbesserte (Index) Suchfunktionen, welche daraus resultierten, das ich immer bessere OCR Tools regelmäßig als Batchprozess im APP Server über den Datenbestand laufen lasse, welche aus den (Bild)Dokumenten vollautomatisch so gezielt wie möglich Textinformationen zur Schlagwortsuche erfassen. Die (Hand)schrifterkennung hat sich da in den letzten Jahren sehr verbessert.


Bleibt wie immer die Frage: lohnt der Aufwand sowas selbst zu machen... ich hatte den Vorteil, das "nur" Funktionalität gefordert war. Interner Datenschutz über zig Zugriffsrechte musste nicht sein. Backup simpel als DB Backup.